Пример кейса “Неудачное внедрение системы электронного документооборота”.


Мы можем помочь Вам с решением или составление бизнес-кейсов любого направления. Оформить заявку на выполнение работы можно заполнив форму заказа. Или свяжитесь со мной для получения консультации.

 

Пример кейса: “Неудачное внедрение системы электронного документооборота”.

 

В достаточно крупном государственном учреждении здравоохранения назначен новый руководитель. В первые же дни на новом рабочем месте он с удивлением узнал, что в организации отсутствует система внутреннего электронного документооборота, к которому он так привык на прежнем месте работы.

Начальнику отдела информатизации было отдано устное указание подобрать поставщика, программный продукт и организовать внедрение системы документооборота.

Внедрение системы проводилось следующим образом.
Сотрудниками разработчика системы было проведено обучение администратора (работник учреждения). Затем они же обучили пользователей (индивидуальное ознакомление с возможностями системы и порядком работы в ней в течение 1-1,5 часа). Система была установлена на сервере организации. Аккаунты пользователей были созданы для администрации организации (главный врач, его заместители, канцелярия) и руководителей отделов и отделений.

В настоящее время основные документы, проходящие по системе – это внешние письма и запросы. Так же, через систему электронного документооборота рассылаются приказы по организации, сканируемые с бумажного носителя канцелярией.
Параллельно с этим, внутри организации продолжает существовать поток бумажных служебных писем, проектов приказов, положений, инструкций и т.д.

После запуска системы электронного документооборота выяснилось, что она воспринимается в “штыки” большинством пользователей. Основной претензией всех пользователей является то, что эта система добавляет лишние заботы и отнимает время на прочтение поручений и отчет по ним. Другим неприятным моментом является то, что интерфейс системы достаточно сложен и недостаточно интуитивно понятен пользователям, среди которых две трети – это люди среднего и старшего возраста.

Большинство поручений “висит” в системе длительное время без рассмотрения и выполнения. Некоторые из них так и остаются навсегда невыполненными.

Вопросы для решения:

  1. Какие ошибки были допущены руководителем организации при развертывании и реализации проекта внедрения системы электронного документооборота?
  2. Какие причины сопротивления работников внедрению новой системы вы видите?
  3. Какими действия или мероприятия необходимо произвести, чтобы исправить сложившееся положение дел?

С уважением,
руководитель проекта “Учись просто!”
Вилкова Елена

Чтобы оформить заказ или уточнить стоимость, заполните, пожалуйста, форму обратной связи, и я свяжусь с Вами в самое ближайшее время:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *